• Москва, Московская область
    +7 (499) 703-47-96
  • Санкт-Петербург, Ленинградская область
    +7 (812) 309-56-72
  • Федеральный номер
    8 (800) 555-67-55 доб. 141

Звонки бесплатны.
Работаем без выходных

Последние новости:
03.09.2019

Законопроект "О внесении изменения в статью 1 Федерального закона "О противодействии коррупции" призван устранить сложившуюся правовую неопределенность в сфере бюджетного законодательства, предусматривающего зачисление конфискованных денежных средств, полученных в результате совершения коррупционных правонарушений. Между тем, само понятие "коррупционное правонарушение" в настоящее время отсутствует в законодательстве.

21.08.2019

Принятие законопроект "О внесении изменений в статью 2.6.1 КоАП РФ" позволит владельцу автомобиля своевременно получить информацию о совершенном правонарушении водителем его транспортного средства, освободиться от ответственности согласно ч. 2 ст. 2.6.1 КоАП РФ, воспользоваться возможностью уплаты административного штрафа со скидкой предусмотренной ст. 32.2 КоАП РФ, своевременно выявлять несанкционированное использование регистрационного знака своего автомобиля другим транспортным средством.

14.08.2019

Целью законопроекта является устранение правовой коллизии между Федеральным законом "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами" и бюджетным законодательством. Его реализация позволит избежать споров о необходимости использования специального банковского счета в соответствии с Федеральным законом.

Все статьи > Как оформить документы для командировки по новым правилам (Иритикова В.)

Как оформить документы для командировки по новым правилам (Иритикова В.)

Дата размещения статьи: 20.07.2015

Как оформить документы для командировки по новым правилам (Иритикова В.)

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 изменило правила документирования командировок с 08.01.2015. Как теперь выглядит состав необходимого комплекта документов для подтверждения командировки? И как отделу кадров оформлять документы для направления сотрудников в командировку?

В связи со вступлением в силу 08.01.2015 Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 с простым техническим заголовком "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" <1> командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке не составляются при оформлении командировки и по ее итогам.
--------------------------------
<1> Далее - Постановление N 1595.

Примечание. О том, какие риски несет в себе отказ от командировочного удостоверения, читайте на с. 64 журнала N 3, 2015.

Обратите внимание, что командировочные удостоверения отменены и для государственных гражданских служащих в связи с изменениями, внесенными в порядок их командирования Указом Президента РФ от 12.12.2014 N 765 (вступил в силу с 01.02.2015).
Доказательством фактического срока командировки теперь являются проездные документы, а по результатам деловой поездки необходимыми стали только авансовый отчет и другие документы о фактических расходах, связанных с командировкой.

К сведению. Заметим, что для билетов, квитанций и особенно для чеков в настоящее время широко применяется термопечать, которая выцветает через год-два и не позволит предъявить эти документы в качестве доказательства. А 4 года - срок, который установлен Налоговым кодексом РФ как срок хранения первичных учетных документов; 5 лет - срок хранения по Перечню типовых управленческих архивных документов <2> (ст. 362 или ст. 669).
--------------------------------
<2> Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Как применить на практике новые правила оформления командировок? Почему приказ о командировке приобретает роль главного документа и основного доказательства обоснованности командирования? Что делать с журналами регистрации командировок и командированных?

Что было?

На протяжении 10 - 15 последних лет для оформления командировок сложилась оптимальная по составу совокупность необходимых и достаточных документов, в которых:
- закреплялись основания командировки;
- формулировались управленческие действия по командированию и сроки;
- закреплялись конкретные цели и задания;
- подтверждались факты выполнения заданий и произведенные расходы.
Эта совокупность документов представляет собой функциональный документный комплекс, объединяющий документы, принадлежащие к различным системам документации, но связанные между собой целью создания и тем, что они возникают по одной и той же управленческой задаче - они необходимы для оформления командирования. В этой взаимосвязи они представляют собой комплексное доказательство. На практике же доказывать необходимо не сроки командировок, а соответствие целей и заданий командировки основным направлениям деятельности организации. В зависимости от целей (а не от сроков) командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете предстоит относить на прибыль или себестоимость (в проектах, например), учитывать при исчислении НДФЛ и взносов во внебюджетные фонды, доказывать их обоснованность в налоговых проверках и перед регуляторами и контролерами.
Основанием для командировки традиционно являлся сводный план командировок, который составлялся на основании планов командировок структурных подразделений. План командировок и сейчас относится к системе плановой документации, при его формировании учитывается еще и финансовый план организации на год. Считается, что в планировании командировок находится одна из точек оптимизации бюджета организации. План командировок составляется, прежде всего, по основным направлениям деятельности организации, предусматривающим выполнение каких-либо работ вне ее места нахождения, в том числе в рамках исполнения договоров, реализации контрольных функций, повышения квалификации персонала, сотрудничества и кооперации, проведения маркетинговых и PR-акций с целью продвижения продуктов и услуг и т.п.

К сведению. Не случайно в проверках обоснованности командирования ключевую роль играют уставы организаций, положения о подразделениях и должностные инструкции сотрудников. Без доказательных оснований на международный Давосский инвестиционный форум не может сам себя командировать руководитель обычного производственного ООО, не сделавшего каких-либо инновационных прорывов, курьер или рядовой сотрудник не направляются в командировку для заключения договора без соответствующих отдельно оформленных полномочий (а только для его получения или передачи), по проекту разработки и внедрения СЭД бизнес-аналитики и программисты командируются исключительно в соответствии с планом-графиком командировок, который утверждается в составе проекта (бюджет проекта, сметы оформляются как приложения к соответствующему договору).

Для оформления разовых управленческих действий по командированию сотрудников в организации в основном использовались утвержденные Госкомстатом России (Постановление от 05.01.2004 N 1) типовые унифицированные формы документов, которые были отнесены к системе первичной учетной документации:
1) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) - это двойная форма, т.е. и план, и отчет оформлялись в одном документе. Это не только удобно для заполнения, но и облегчает контроль за соответствием формулировок:
- служебных заданий и цели командировки;
- и отчета о выполнении задания и достижении цели.
Служебное задание подписывалось руководителем структурного подразделения, а отчет о его выполнении в форме N Т-10а после возвращения из командировки подписывали командированный работник, руководитель его структурного подразделения и руководитель организации в порядке утверждения отчета (подтверждения его соответствия заданию);
2) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) или форма N Т-9а для оформления коллективного приказа. Типовая форма предусматривает обязательность заполнения строки о цели командировки, причем всегда существовала рекомендация формулировать цель как можно более конкретно, например:
- не просто для "согласования ассортимента закупаемых товаров";
- а для "согласования прейскуранта товаров по договору закупки с ООО "Верба" от 20.01.2015 N 45-дз, оформления соответствующего дополнительного соглашения к данному договору и получения экземпляров дополнительного соглашения, подписанных со стороны поставщика";
3) командировочное удостоверение (форма N Т-10), его цель - подтверждение всего срока командировки, который считается со дня выезда по день приезда (изначально определяются работодателем и уже оформлены в приказе о направлении в командировку). Определение срока командировки необходимо для оплаты командировочных расходов на проживание и питание, которая производится посуточно.
Эти типовые унифицированные формы первичных учетных документов с 01.01.2013 не являются обязательными. Компания может разработать свои.

Примечание. О том, как при составлении первичных учетных документов применять унифицированные формы либо разработать свои, см. статью "Унифицированные формы: как поменять или оставить" на с. 26 журнала N 1, 2015.

На основании приказа о направлении в командировку, в котором указывается и источник финансирования командировки, работник получал в бухгалтерии денежные средства. Об их расходовании после возвращения он обязан был отчитаться, заполнив авансовый отчет и предъявив документы-основания о фактически произведенных расходах (билеты, чеки, квитанции) и командировочное удостоверение с отметками организации - места назначения командировки.
Таким образом, функциональный документный комплекс о командировании сотрудников включал и плановые документы, и распорядительный документ, и первичные учетные документы (форму авансового отчета, как и формы кассовых документов, утверждает Минфин России). И одновременно весь этот комплекс можно отнести к документам по личному составу, поскольку командировкой называется служебное задание или поручение, которое должно выполняться работником в основном в рамках его трудовых функций (т.е. в рамках трудового договора и по поручению работодателя), но вне места постоянной работы (места расположения организации). Основная функция документов данного комплекса - правовая, они призваны быть доказательством:
- соблюдения условий трудового договора;
- обоснованности командирования, произведенных расходов и отнесения их на те или иные статьи бюджета организации.
Но для усиления функции доказательства, для учета фактов командирования и командировочных удостоверений предусматривалось также ведение журналов, причем в обычной бумажной форме. Порядок ведения журналов и их форма были утверждены Приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 N 739н <3>. В соответствии с этим документом работодатель должен был:
- своим приказом назначить работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия в командировки, за проставление отметок в командировочных удостоверениях;
- обеспечить хранение данных журналов в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке <4>, а для учета зарубежных командировок - 10 лет.
--------------------------------
<3> Приказ Минздравсоцразвития от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы" (далее - Приказ N 739н).
<4> По Перечню данные журналы хранятся 5 лет в соответствии с п. "з" ст. 695 или п. "к" ст. 695.

Формы журналов по Приказу N 739н приведены ниже.

Фрагмент документа. Приложения N N 2 и 3 к Приказу Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 11.09.2009 N 739н

В небольших организациях ведение обоих журналов поручалось кадровику. А в более крупных:
- отдел кадров отвечал за выбывающих в командировку (регистрировал приказы, вел журнал выбывающих в командировки, оформлял и регистрировал командировочные удостоверения);
- а служба делопроизводства - за прибывающих (вела журнал прибывших в организацию командированных, делала отметки о прибытии/выбытии в командировочных удостоверениях и даже удостоверяла их своей печатью - при наличии печати и полномочий).

Что стало?

Постановлением N 1595 внесены изменения в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки", т.е. фактически в базовый нормативный правовой акт о командировании - в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение). Изменения прежде всего затронули состав необходимых и достаточных документов.
В соответствии с Положением срок командировки день выезда и день приезда по-прежнему определяются работодателем, подтверждается необходимость финансовой отчетности о командировке. Но вот комплексная и интегрированная функция доказательства по документам целей и обоснованности командирования оказалась нарушенной.
Положение в новой редакции (п. 7) четко устанавливает, что "фактический срок пребывания работника в месте командировки определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки". Но если работник использовал личный транспорт для проезда в место командировки, то фактический срок пребывания он должен указать в служебной записке одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками).
По возвращении из командировки (п. 26 Положения) работник обязан в течение 3 дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, произвести окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы и представить документы о фактических расходах, связанных с командировкой.
Из п. 26 ранее действовавшей версии Положения исключены (очевидно, с целью пресловутой оптимизации документооборота, к которой подошли не с начала, а с конца процесса):
- командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.
Конечно, типовые формы унифицированной системы первичной учетной документации ныне не являются обязательными, но форма N Т-10а, которую все давно используют, представляет собой одновременно план и отчет (в названии формы значится: "служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении"). Если необходимость отчета исключена, то встает вопрос о применении первой части формы, т.е. служебного задания, плана командировки.

К сведению. На практике организации по-прежнему целиком используют типовую форму N Т-10а, поскольку утвердили ее как собственную применяемую форму, только снизив в настоящее время уровень подписания и фактического утверждения отчета до уровня подписи руководителя структурного подразделения. Логика проста: тот руководитель подразделения, который сформулировал цели командировки и подписал соответствующий документ, подтверждает достижение этих целей (принимает отчет, подписывая его).

Служебное задание или план командировки по-прежнему необходимы как основание для издания приказа, но каким должен быть документ, как он должен быть оформлен, покажет будущий опыт проверок, в том числе налоговых.
В Положении (п. 8) подтверждено, что уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, который определяет порядок и формы учета работников в процессе их командирования, является Минтруд России. Постановление N 1595 вступило в силу, но одномоментного изменения Приказа N 739н не произошло. Действующий Приказ Минздравсоцразвития России уполномоченным в настоящее время органом - Минтрудом России - не изменен. При отмене командировочных удостоверений, по-видимому, никто не обратил внимание, что обязательность ведения журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, остается. Первый журнал при наличии зарегистрированного приказа о направлении в командировку и отмене командировочного удостоверения действительно утрачивает свое значение. А о втором журнале, который прежде всего подтверждает факт прибытия в командировку в соответствии с ее целями, а не только даты и срок, никаких новых регламентирующих норм нет. И если даты прибытия и выбытия теперь подтверждаются проездными документами (Постановление N 1595), то для подтверждения цели и обоснованности командировки требуется изменение формы журнала о прибывших в командировку (как это можно сделать, показано в примере 1).

Пример 1. Как можно модифицировать форму журнала прибывших в командировку (дополнительные графы 6 - 8).

Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

_______________________________________________
(наименование организации)

N п/п

Ф.И.О. командированного работника

Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение

Дата прибытия

Дата выбытия

Цель командировки

Структурное подразделение, в которое прибыл

Исполнитель от структурного подразделения

1

2

3

4

5

6

7

8

Может возникнуть вопрос: подтверждать цели и факт прибытия надо организации, которая отправляет в командировку своих сотрудников (у нее уже есть для этого приказ <5>), чем же ей поможет в случае налоговой проверки журнал о командировках, который ведет другая организация в другом городе? Отвечаем: здесь действует принцип, аналогичный накладным и счетам-фактурам, - когда документами обеих организаций должен быть подтвержден один и тот же факт хозяйственной деятельности. В случае с командировками при встречной налоговой проверке принимающая сторона подтвердит своим журналом то, что зафиксировано в приказе и бухгалтерском учете отправляющей стороны о данной конкретной командировке.
--------------------------------
<5> На практике уже встречаются случаи, когда командированные работники приезжают в место командирования не со служебным заданием, а с копией приказа о командировке.

Показанные в примере 1 изменения формы журнала уже сейчас можно встретить на практике. В графе 6 цель командировки записывается со слов командированного работника или исполнителя из структурного подразделения принимающей организации. Но часто командированный работник вместо командировочного удостоверения предъявляет и копию приказа о направлении в командировку, и доверенность, и др. документы, подтверждающие цель командировки и его полномочия. А информация граф 6, 7 и 8 уже давно была необходима для обоснования представительских расходов подразделений и организации в целом.
Подобный опыт может быть рекомендован до тех пор, пока не появится новая версия порядка и форм учета командированных работников, которую Минтруд России разработает в пределах своих полномочий утверждения нормативных правовых актов по труду.

Что делать?

Изменение состава функционального документного комплекса о командировании представляет собой, прежде всего, профессиональный интерес для службы делопроизводства и секретарей в небольших организациях, которым придется выстраивать новую линию взаимодействия с руководством, структурными подразделениями и бухгалтерией.
Если в организации пока не разработано положение о командировании сотрудников как локальный нормативный акт, то рекомендуем отделу кадров инициировать его разработку, включив в него:
- нормы расходов, которые будет соблюдать организация в зависимости от категории командируемых сотрудников (руководители организации - руководители подразделений - рядовые сотрудники);
- особенности командирования в иностранные государства;
- алгоритм (блок-схему) действий по командированию;
- и оформляемые документы, в т.ч. типовые унифицированные формы.
Руководство организации (а также отдел кадров и бухгалтерия) должны понимать, что обязанность доказательства законности и обоснованности произведенных командировочных расходов лежит на самой организации (и на них лично). Причем важно доказывать соответствие уставной деятельности основным задачам и функциям, планам работы, в т.ч. работе по исполнению договоров, утвержденным сметам и стоимости проектов, характеру внешних коммуникаций, а также отсутствие коррупциогенности и т.п.
Если регламентный документ о командировках в организации имеется, то необходимо подготовить его новую версию, в которой:
- установить самое главное правило - командирование по целям деятельности организации;
- утвердить необходимый и достаточный комплекс документов;
- а также внести необходимые изменения в соответствии с требованиями Постановления N 1595 и Положения.
Рекомендуем обратить внимание на оформление приказа о направлении в командировку. Этот документ становится главным для доказательства обоснованности целей (и, соответственно, произведенных расходов) командирования. Независимо от того, применяется ли форма N Т-9 или на ее основе в организации разработана своя типовая форма приказа, в стандартной речевой модели приказа о направлении в командировку необходимо очень четко и конкретно сформулировать цель командирования, чтобы она могла быть реальной, проверяемой и фактически доказуемой. А в качестве основания к приказу может выступать не только служебное задание по уже не совсем обязательной форме N Т-10а, но и служебная записка руководителя структурного подразделения.

Пример 2. Фрагмент текста приказа о командировании.
Направить в командировку:
Петрова Александра Сергеевича, начальника отдела логистики, в г. Саратов в публичное акционерное общество "Волна" с 13 по 15 мая 2015 г. на 3 календарных дня за счет средств проекта "Альфа" для сверки расчетов по договору от 15.12.2014 N 35-дп и подписания соответствующего акта.
Основание: служебная записка коммерческого директора от 06.05.2015 N 14.

В данном примере при составлении текста приказа о направлении в командировку четко указана ее цель, а упомянутый акт сверки может быть представлен потом как реальный результат командировки. Внутренние контролеры организации и внешние аудиторы в настоящее время обращают внимание именно на это, а не только на срок командировки.
Поскольку Постановление N 1595 вступило в силу и регистрировать командировочные удостоверения уже нет необходимости, рекомендуем отделу кадров закрыть удостоверительными записями журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Но, поскольку учет работников, прибывших в командировку в организацию, никто не отменял, потребуется издание приказа по административно-организационной деятельности (срок хранения - 5 лет) об утверждении новой формы журнала для учета прибывших в командировку (см. пример 1, это необходимо сделать для подтверждения законности фиксации информации о прибывшем работнике, пока какую-либо новую форму не утвердит Минтруд России).

Пример 3. Распорядительная часть приказа об утверждении новой формы журнала регистрации прибывших в командировку лиц.
1. Отменить с 08.05.2015 ведение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.
2. Утвердить форму журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (далее - журнал, прилагается).
3. Возложить ответственность за ведение журнала по утвержденной форме на специалиста отдела кадров Семенову С.В.

А далее рекомендуем не упускать из внимания документирование командировок и изучать, как будет меняться нормативная база.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:
↑