• Москва, Московская область
    +7 (499) 703-47-96
  • Санкт-Петербург, Ленинградская область
    +7 (812) 309-56-72
  • Федеральный номер
    8 (800) 555-67-55 доб. 141

Звонки бесплатны.
Работаем без выходных

Последние новости:
03.09.2019

Законопроект "О внесении изменения в статью 1 Федерального закона "О противодействии коррупции" призван устранить сложившуюся правовую неопределенность в сфере бюджетного законодательства, предусматривающего зачисление конфискованных денежных средств, полученных в результате совершения коррупционных правонарушений. Между тем, само понятие "коррупционное правонарушение" в настоящее время отсутствует в законодательстве.

21.08.2019

Принятие законопроект "О внесении изменений в статью 2.6.1 КоАП РФ" позволит владельцу автомобиля своевременно получить информацию о совершенном правонарушении водителем его транспортного средства, освободиться от ответственности согласно ч. 2 ст. 2.6.1 КоАП РФ, воспользоваться возможностью уплаты административного штрафа со скидкой предусмотренной ст. 32.2 КоАП РФ, своевременно выявлять несанкционированное использование регистрационного знака своего автомобиля другим транспортным средством.

14.08.2019

Целью законопроекта является устранение правовой коллизии между Федеральным законом "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами" и бюджетным законодательством. Его реализация позволит избежать споров о необходимости использования специального банковского счета в соответствии с Федеральным законом.

Все статьи > Научно-технические документы в архивах организаций (Кюнг П.А.)

Научно-технические документы в архивах организаций (Кюнг П.А.)

Дата размещения статьи: 06.02.2017

Научно-технические документы в архивах организаций (Кюнг П.А.)

Специалисты-документоведы в своей работе сталкиваются, как правило, только с организационно-распорядительными документами. Приказы, распоряжения, протоколы - приемы работы с этими документами излагаются во множестве учебников, пособий, являются предметом рассмотрения профессиональных периодических изданий, сайтов и т.д.

Тем не менее в рамках любой организации параллельно документообороту организационно-распорядительных документов существует документооборот других систем документации. Некоторые из них широко известны - бухгалтерские, кадровые документы и др. Более того, в небольших организациях на секретаря-документоведа могут быть даже возложены обязанности по ведению данных документов, но существует множество систем документации, работа с которыми требует наличия специальной подготовки, - банковская, медицинская документация, различные виды научно-технической документации и т.д.

В статье речь пойдет о некоторых проблемах работы с научно-технической документацией в организациях.

Научно-техническая документация (НТД) - обобщающее понятие научно-исследовательской, научно-технической и технической документации на различных носителях информации, фиксирующей процесс и результаты научных исследований и прикладных разработок, а также направления и методы их внедрения в различные отрасли экономики <1>.

--------------------------------

<1> Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации (одобрены Решением Коллегии Росархива от 26 марта 2003 г.). М. 2003.

 Законодательство следующим образом определяет научную и научно-техническую деятельность, результатом которых становятся научно-технические документы:

Научная (научно-исследовательская) деятельность - деятельность, направленная на получение и применение новых знаний, в том числе:

- фундаментальные научные исследования - экспериментальная или теоретическая деятельность, направленная на получение новых знаний об основных закономерностях строения, функционирования и развития человека, общества, окружающей среды;

- прикладные научные исследования - исследования, направленные преимущественно на применение новых знаний для достижения практических целей и решения конкретных задач;

- поисковые научные исследования - исследования, направленные на получение новых знаний в целях их последующего практического применения (ориентированные научные исследования) и (или) на применение новых знаний (прикладные научные исследования) и проводимые путем выполнения научно-исследовательских работ.

Научно-техническая деятельность - деятельность, направленная на получение, применение новых знаний для решения технологических, инженерных, экономических, социальных, гуманитарных и иных проблем, обеспечения функционирования науки, техники и производства как единой системы <2>.

--------------------------------

<2> Федеральный закон от 23.08.1996 N 127-ФЗ "О науке и государственной научно-технической политике" (ред. от 22.12.2014).

 Научная и научно-техническая деятельность является особой заботой государства в силу значимости для обеспечения политической, экономической и военной безопасности страны. Поэтому особое внимание уделяется вопросам дальнейшего хранения данной документации.

Следует учитывать, что важным отличием научно-технической документации от других видов документации является то, что она одновременно и фиксирует научную и научно-техническую деятельность, и является продуктом этой деятельности, продуктом, имеющим конкретную стоимостную оценку.

Так, Закон "О науке и государственной научно-технической политике" указывает, что:

- научная и (или) научно-техническая продукция - это научный и (или) научно-технический результат, в том числе результат интеллектуальной деятельности, предназначенный для реализации;

- научный и (или) научно-технический результат - это продукт научной и (или) научно-технической деятельности, содержащий новые знания или решения и зафиксированный на любом информационном носителе <3>.

--------------------------------

<3> Федеральный закон от 23.08.1996 N 127-ФЗ "О науке и государственной научно-технической политике" (ред. от 22.12.2014).

 Поэтому архив научно-технической документации, так же как и архив кино-, фотостудии, может являться доходным ресурсом организации.

Помимо вышесказанного, научно-техническая документация имеет длительное практическое значение, не совпадающее со сроками ее хранения в организациях. Многие научно-технические документы могут использоваться весь срок существования изделия, которое в них "зафиксировано", например здания, коммуникаций и т.д.

В настоящее время практически вся научно-техническая документация создается (и может храниться) в электронном виде с помощью специализированных программ автоматизированного проектирования (в системе или на отдельных носителях). Данная возможность закреплена в соответствующих нормативных документах, которые устанавливают равнозначность бумажных и электронных научно-технических документов. Тем не менее в определенных случаях создаются бумажные версии научно-технических документов, которые хранятся в архиве организации, к ним обращаются в случае возникновения проблем с электронной версией. Создание бумажных версий может быть оговорено в договоре на проведение работ. Бумажный комплект документов может быть передан заказчику при выполнении контракта. В результате, если в организации создаются научно-технические документы, то они могут быть переданы в бумажном или электронном виде на отдельных носителях на хранение в архив.

Если научно-технические документы, созданные в организации, относятся к государственной собственности, то по истечении установленных сроков хранения они должны быть переданы в государственный архив. В ст. 5 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" говорится: "В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах".

Законом определены следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

- проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

- технологической и конструкторской документации - 20 лет;

- патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

- научной документации - 15 лет.

Закон относит следующие документы к государственной собственности:

к федеральной собственности относятся архивные документы:

- федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации;

- государственных внебюджетных фондов;

- государственных академий наук и организаций государственных академий наук;

- федеральных государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и федеральных государственных учреждений, в том числе расположенных за пределами Российской Федерации;

- государственных корпораций, государственных компаний;

к собственности субъекта Российской Федерации относятся архивные документы:

- государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации.

Научно-технические документы могут быть также отнесены к государственной собственности на основании договора (контракта). Относясь к результатам интеллектуальной деятельности, они подпадают и под часть четвертую Гражданского кодекса Российской Федерации.

Поэтому уже Федеральный закон "О науке и государственной научно-технической политике" в ст. 8 устанавливает, что основной правовой формой отношений между научной организацией, заказчиком и иными потребителями научной и (или) научно-технической продукции, в том числе федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, являются договоры (контракты) на создание, передачу и использование научной и (или) научно-технической продукции, оказание научных, научно-технических, инженерно-консультационных и иных услуг, а также другие договоры, в том числе договоры о совместной научной и (или) научно-технической деятельности и распределении прибыли.

А условия владения, пользования и распоряжения научными и (или) научно-техническими результатами определяются законодательством Российской Федерации (Гражданским кодексом), а также не противоречащими ему договорами (контрактами) сторон - субъектов научной и (или) научно-технической деятельности и потребителей научной и (или) научно-технической продукции <4>.

--------------------------------

<4> Федеральный закон от 23.08.1996 N 127-ФЗ "О науке и государственной научно-технической политике" (ред. от 22.12.2014).

 Соответственно, Гражданский кодекс Российской Федерации содержит ст. 769 "Договоры на выполнение научно-исследовательских работ, опытно-конструкторских и технологических работ" в гл. 38 "Выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ".

В п. 4 данной статьи устанавливает, что условия договоров на выполнение научно-исследовательских работ, опытно-конструкторских и технологических работ должны соответствовать законам и иным правовым актам об исключительных правах (интеллектуальной собственности) части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Таким образом, если в деятельности организации были созданы документы, отнесенные к государственной собственности, то они должны храниться в соответствии с законодательством Российской Федерации и в установленные сроки быть переданы в государственные архивы. Порядок хранения научно-технических документов, являющихся собственностью организации, она определяет самостоятельно, но, учитывая ее значение, существует необходимость использования оправдавших себя практик в области ее хранения.

В настоящее время существует ряд нормативных правовых, а также методических документов, в которых отражен состав и порядок хранения научно-технической документации в организациях:

- прежде всего это весьма устаревшие, но не отмененные Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, одобренные коллегией Главархива СССР 30.09.1988, утв. Приказом Главархива СССР от 12.10.1988 N 71;

основными документами, определяющими порядок хранения научно-технической документации в организации, являются государственные стандарты:

- ГОСТ 2.501-2013 "Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения";

- ГОСТ 2.502-2013 "Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Правила дублирования";

- ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации".

Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы с научно-технической документацией в архивах учреждений, организаций и предприятий утверждены Постановлением Минтруда России от 10.09.1993 N 153.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Подразделение, хранящее научно-техническую документацию, имеет следующие функции:

- учитывает и хранит подлинники, дубликаты и копии научно-технических документов в соответствии с порядком, установленным государственными стандартами, действующими для данной организации государственными нормативными правовыми актами, договорами (контрактами);

- принимает на хранение в установленном порядке подлинники, дубликаты и копии научно-технических документов, образовавшиеся в результате деятельности организации и ее предшественников, а также полученных в рамках договоров (контрактов);

- проверяет комплектность принимаемых на хранение документов, ведет учет и розыск утраченных документов;

- проверяет правильность оформления (подписания) документов, наличие установленных подписей, дат, регистрационных номеров;

- проверяет пригодность научно-технической документации для дальнейшего хранения и копирования, принимает участие в восстановлении подлинников, пришедших в негодность;

- осуществляет контроль за внесением изменений в техническую и учетную документацию, создаваемую при традиционном и автоматизированном проектировании;

- периодически проводит проверку наличия и состояния научно-технических документов;

- организует использование научно-технических документов;

- осуществляет передачу в установленном порядке подлинников, дубликатов и копий из одной организации в другую;

- обеспечивает мероприятия по подготовке научно-технических документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, в государственные и муниципальные архивы.

Оригиналы, подлинники, дубликаты и копии научно-технических документов (ГОСТ 2.102-2013 "Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов").

Наименование документа по характеру использования

Определение

 

Бумажный

Электронный

0. Документ, находящийся в разработке

Документ, не подписанный (не заверенный) разработчиком и предназначенный для дальнейшей проработки

1. Оригинал

Документ, выполненный на любом материале, подписанный (заверенный) разработчиком и предназначенный для изготовления подлинника

Документ, подписанный ЭП разработчика, имеющий в реквизитной части соответствующий реквизит и предназначенный для проверки установленного согласования и утверждения в качестве подлинника

2. Подлинник

Документ, оформленный подлинными установленными подписями и выполненный на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль

Документ, подписанный всеми установленными ЭП, имеющий в реквизитной части соответствующий реквизит и предназначенный для изготовления дубликата и/или копий

3. Дубликат

Копия подлинника, обеспечивающая идентичность воспроизведения подлинника, выполненная на любом материале и позволяющая снятие с них копий

Документ, полученный посредством электронного копирования подлинника, подписанный установленными ЭП лиц, ответственных за его изготовление, имеющий в реквизитной части соответствующий реквизит и предназначенный для изготовления копий

4. Копия

Документ, выполненный способом, обеспечивающим его идентичность с подлинником (дубликатом), и предназначенный для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации, ремонте изделий. Копиями являются также микрофильмы-копии, полученные с микрофильма-дубликата

Документ, полученный посредством электронного копирования подлинника или дубликата, подписанный установленными ЭП лиц, ответственных за его изготовление, имеющий в реквизитной части соответствующий реквизит и предназначенный для непосредственного использования в разработке, производстве, эксплуатации, ремонте изделий

Определение состава поступающей на хранение научно-технической документации осуществляется на основании перечней архивных документов, государственных стандартов и нормативных актов, определяющих состав и оформление документов, а также на основании договора (контракта) на проведение научно-технических, опытно-конструкторских или/и конструкторских работ, в котором данное положение может быть прописано, а также на основании спецификаций, ведомостей, маршрутных карт технологических документов или других документов, в которых перечислены сдаваемые (передаваемые) научно-технические документы.

Состав научно-технической документации определяют следующие государственные стандарты и нормативные акты (приводятся основные и наиболее характерные документы):

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182;

- ГОСТ 2.102-2013 "Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов". Устанавливает виды, комплектность и общие требования к выполнению конструкторских документов.

Помимо него действуют стандарты, устанавливающие правила выполнения отдельных видов конструкторских документов, например:

- ГОСТ 2.601-2013 "Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы";

- ГОСТ 2.602-2013 "Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы";

- ГОСТ 3.1102-2011 "Межгосударственный стандарт. Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения";

- ГОСТ 3.1105-2011 "Межгосударственный стандарт. Единая система технологической документации. Формы и правила оформления документов общего назначения";

- ГОСТ Р 21.1101-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации";

- Постановление Правительства Российской Федерации от 16 февраля 2008 г. N 87 "О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию";

- Постановление Правительства РФ от 05.03.2007 N 145 "О порядке организации и проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий" (ред. от 22.03.2014);

- Приказ Министерства регионального развития РФ от 2 апреля 2009 г. N 108 "Об утверждении правил выполнения и оформления текстовых и графических материалов, входящих в состав проектной и рабочей документации".

Надо отметить, что Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, одобренные коллегией Главархива СССР 30.09.1988, существенно устарели, особенно в плане работы с электронными научно-техническими документами, а также не учитывают изменения в законодательстве, касающихся определения собственности на результаты научно-технической деятельности. Их, а также Примерное положение о службе (архиве) научно-технической документации организации, предприятия, утв. Приказом Комитета по делам архивов при Правительстве РФ от 29.06.1992 N 152, целесообразно использовать для руководства при организации деятельности подразделения, хранящего научно-техническую документацию.

Основными документами, определяющими порядок организации хранения научно-технической документации в организации, в настоящее время являются государственные стандарты:

- ГОСТ 2.501-2013 "Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения" (устанавливает общие требования к учету, хранению бумажных и электронных конструкторских и технологических документов);

- ГОСТ 2.502-2013 "Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Правила дублирования" (устанавливает правила изготовления и оформления, учета и хранения дубликатов конструкторских и технологических документов);

- ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации" (устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации).

Данные Стандарты устанавливают порядок комплектования, учета, хранения и использования наиболее распространенных видов научно-технической документации в бумажной и электронной форме в архивах организаций независимо от форм собственности и подчинения.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:
↑